اصلاح سند رسمی یک راهکار قانونی برای هنگامی است که سند فعلی اعتبار قانونی خود را از دست داده باشد. در این مقاله ضمن بررسی مهمترین شرایط و مراحل اصلاح سند رسمی، به ارائه برخی از مهمترین راهکارهای قانونی در رابطه با مراحل اصلاح سند در اداره ثبت خواهیم پرداخت.
به طور کلی اصلاح اسناد رسمی در صلاحیت اداره ثبت و یا هیات نظارت سازمان ثبت اسناد و املاک می باشد.
اصلاح سند رسمی ممکن است به یکی از دلایل زیر انجام گیرد :
- اصلاح سند مالکیت در صورت داشتن اضافه مساحت؛ در مواردی پس از سپری شدن مدتی از زمان صدور سند مالکیت، معلوم می شود مساحت مندرج در سند رسمی با واقعیت تطابق ندارد. برای مثال در خصوص منزل مسکونی که مساحت آن در سند مالکیت 100 متر قید شده است، لیکن پس از مدتی معلوم شود مساحت ملک 110 متر می باشد، در این صورت به درخواست مالک یا دیگر اشخاص ذینفعا صلاح سند رسمی صورت می گیرد.
- اصلاح سند رسمیمالکیت به حکم دادگاه؛ یکی از دیگر مواردی که ممکن است سند رسمی مالکیت در اداره ثبت اصلاح شود، هنگامی است که حکم قطعی مبنی بر اصلاح سند توسط دادگاه صالح صادر شود. در بسیاری از موارد مالکیت اشخاص نسبت به املاک و حدود آن مورد تعارض آنان است. در این صورت یکی از طرفین اختلاف می بایست به دادگاه عمومی و حقوقی مراجعه کرده و با طرحدادخواست، دعوای اصلاح سند رسمی را اقامه نماید.
ابطال و اصلاح سند مالکیت یکی از موارد شایع در حقوق ثبت است. در حقیقت، همیشه اصل بر اعتبار اسناد مالکیت است اما دلایلی نیز وجود دارند که این اعتبار را دچار خدشه می‌کند و موجبات ابطال یا اصلاح سند مالکیت را فراهم می‌آورند.
درچه مواردی نیاز به اصلاح سند رسمی وجود دارد؟
اصلاح سند رسمی در دو دسته کلی ذیل قابل بررسی است :
الف) اصلاح سند به دلیل وجود اشتباه :
- اشتباهات ثبت : شامل مواردی مانند درج اشتباه نام، نام خانوادگی، تاریخ، مساحت، حدود اربعه و … در سند است.
- اشتباهات ناشی از تقصیر دفترخانه : در حین تنظیم سند ممکن است اشتباهاتی از سوی دفترخانه رخ دهد.
ب) اصلاح سند به حکم دادگاه : در برخی موارد، حکم قطعی مبنی بر اصلاح سند توسط دادگاه صالح صادر می‌شود. این امر می‌تواند به دلایل مختلفی از جمله اثبات مالکیت، رفع تعارضات و … رخ دهد.
مراحل اصلاح سند رسمی
اصلاح سند رسمی، فرآیندی قانونی است که باید با دقت و ظرافت انجام شود. به طور کلی، این فرآیند شامل مراحل زیر است :
۱ـ شناسایی اشتباه :
اولین قدم، شناسایی دقیق اشتباه موجود در سند است. این اشتباه می‌تواند در موارد مختلفی مانند نام، نام خانوادگی، تاریخ، مساحت، حدود اربعه و … رخ دهد.
۲ـ جمع‌آوری مدارک مورد نیاز :
پس از شناسایی اشتباه، باید مدارک لازم برای اثبات آن جمع‌آوری شوند. این مدارک می‌توانند شامل موارد زیر باشند :
- اصل سند رسمی
- استشهادیه شهود
- نظر کارشناس
- سایر مدارک و دلایل اثبات کننده اشتباه
۳ـ مراجعه به مرجع صالح :
با توجه به نوع اشتباه و مرجعی که سند در آن ثبت شده است، باید به مرجع صالح برای اصلاح سند مراجعه کرد. مراجع صالح برای اصلاح سند رسمی عبارتند از :
- دفترخانه اسناد رسمی : در صورتی که اشتباه در حین تنظیم سند رخ داده باشد، می‌توان به همان دفترخانه مراجعه کرد.
- هیئت نظارت : در صورتی که اشتباه بعد از تنظیم سند و قبل از ثبت نهایی آن در دفتر املاک کشف شود، باید به هیئت نظارت اداره ثبت اسناد و املاک مراجعه کرد.
- دادگاه : در صورتی که اشتباه بعد از ثبت نهایی سند در دفتر املاک کشف شود، باید به دادگاه عمومی حقوقی محل وقوع ملک مراجعه کرد.
۴ـ ارائه درخواست :
پس از مراجعه به مرجع صالح، باید درخواستی مبنی بر اصلاح سند رسمی تنظیم و ارائه شود. در این درخواست، باید مشخصات کامل سند، نوع اشتباه و دلایل اثبات کننده آن ذکر شود.
۵ـ رسیدگی به درخواست :
مرجع صالح پس از بررسی درخواست و مدارک ارائه شده، در خصوص اصلاح یا عدم اصلاح سند تصمیم‌گیری می‌کند.
۶ـ صدور دستور اصلاح :
در صورت تأیید اشتباه، مرجع صالح دستور اصلاح سند را صادر می‌کند. این دستور به دفترخانه اسناد رسمی مربوطه ابلاغ می‌شود تا نسبت به اصلاح سند اقدام کند.
۷ـ اصلاح سند :
پس از صدور دستور اصلاح، دفترخانه اسناد رسمی با توجه به دستور صادره، نسبت به اصلاح سند اقدام و سند اصلاح شده را به متقاضی تحویل می‌دهد.
هزینه اصلاح سند رسمی در منطقه 1
هزینه اصلاح سند رسمی به نوع اشتباه، مرجع صالح برای رسیدگی و سایر موارد بستگی دارد. برای اطلاع دقیق از هزینه‌ها، باید به مرجع صالح برای اصلاح سند مراجعه کرد.